• A organização dos participantes, respectivos convites e distribuição temática das palestras, mesas redondas ou sessões de comunicação de trabalhos, assim como a distribuição das atividades nos espaços físicos reservados são executadas pela comissão organizadora de cada evento;
• A impressão e/ou publicação online de caderno de resumos estão condicionadas à opção de recepção online de inscrições e de trabalhos, disponível na Agenda de Eventos. Caso contrário, não há garantias de cumprimento dos prazos para impressão ou veiculação do mesmo antes da data do evento;
• Para eventos realizados fora do campus ou fora dos horários de trabalho, não há garantia de prestação de serviços por parte de funcionários da FEUSP. Portanto, há necessidade de contratação de pessoal extra. No caso da operação de equipamentos, o pessoal a ser contratado deve ser especializado e
• A contratação de empresa externa à FEUSP para organizar eventos e/ou gerenciar inscrições e pagamentos deve ser avaliada e aprovada pelo respectivo departamento ou comissão no sentido de garantir a contratação de serviço estritamente especializado na organização de eventos, assim como de evitar que eventos que possam ser realizados por meio de recursos próprios da Faculdade ou da Universidade venham a ter sua organização terceirizada. A contratação também deverá ser avaliada pelo CTA no caso do evento arrecadar valores por meio de taxas de inscrição. Essa contratação implica na renúncia do uso dos mesmos recursos disponíveis na FEUSP, inclusive da operação de sistemas que não sejam os institucionais.

Após aprovado pelas instâncias, o evento é apresentado automaticamente aos setores envolvidos por sua realização, disparando ações imediatas, oferecendo opções de acompanhamento ao docente e emitindo e recebendo confirmações, além de programar ações posteriores à sua realização, como publicação de anais e emissão de certificados online.